eHramba
Manj papirja — manj stroškov
Strokovno sodelovanje eŠole d.o.o. in Logitusa d.o.o. je omogočilo celovito rešitev elektronske hrambe dokumentov (v nadaljevanju krajše eHramba) za vzgojno izobraževalne zavode. eHramba je prva in edina rešitev, ki vključuje edina celovita Vzorčna notranja pravila podjetja za vzgojno-izobraževalne zavode za vso vrsto dokumentacije. Celovita Vzorčna notranja pravila so potrjena s strani Arhiva Republike Slovenije in pripravljena za istovrstno organizacijo, zato drugim vzgojno izobraževalnim zavodom po zaključenem postopku prevzema lastnih notranjih pravil le-teh ni potrebno posebej potrjevati, ampak pristojni arhiv samo obvestiti o izvedbi prevzema. Podjetje Logitus d.o.o. je certificiran ponudnik storitve zajema in dolgoročne elektronske hrambe, ki vzgojno-izobraževalne ustanove vodi skozi celoten postopek prevzema vzorčnih notranjih pravil in poenotenje uporabe eHrambe za vse sklope poslovanja.
100 % brezpapirno poslovanje
eAsistent z eHrambo omogoča 100 % brezpapirno šolsko poslovanje, saj se v eHrambo lahko zajema pedagoška in poslovna dokumentacija, eRačuni ter dokumentacija iz eDelovodnika (knjiga prejete in izhodne pošte).
Sledljivost, varnost, trajnost
eHramba zagotavlja sledljivost, varnost, avtentičnost in trajnost dokumentov. Vse akcije se beležijo v revizijski sledi, vložene dokumente pa preprosto najdete z naprednim iskalnikom. Podprt je tudi postopek uničevanja in izločanja gradiv.
Uporabnik lahko dostopa do podatkov eHrambe le z osebnim digitalnim potrdilom. Logitus uporablja certificirano programsko opremo, kar zagotavlja visok nivo varstva podatkov.
Povezava z eAsistentom
Dokumente, ki jih ustvarite v eAsistentu in zahtevajo arhiviranje (npr. dnevniki, redovalnice, ...), lahko z nekaj kliki podpišete in shranite v eHrambo. Čas trajanja hrambe za posamezen tip dokumentov je v skladu s Pravilnikom o šolski dokumentaciji že privzeto določen. Ni vam potrebno iskati informacije o trajanju hrambe in skrbeti, kdaj se bo iztekel, da uredite izbris ali arhiviranje dokumentov. Poleg tega eHramba omogoča integracijo z drugimi informacijskimi sistemi preko katerih vodite ostalo dokumentacijo, med drugim tudi z eAsistent Delovodnikom.
Pravilna hramba dokumentov
Hramba dokumentov v okviru eHrambe poteka v skladu z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Enotnimi tehnološkimi zahtevami ter edinimi celovitimi Vzorčnimi notranjimi pravili za vzgojno izobraževalne zavode, potrjenimi s strani Arhiva Republike Slovenije.
Register elektronske hrambe Arhiva Republike Slovenije, v katerem so razvidni aktualni statusi certifikacij, je javno dostopen na spletni povezavi. http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=2.